Auch geschäftliche E-Mails sind geschäftliche Korrespondenz
Bis vor einigen Tagen habe ich ja gedacht, dass die Bedeutung von E-Mails für die Geschäftskorrespondenz inzwischen allen Sekretärinnen und Assistentinnen klar geworden sein sollte. Schließlich gibt es die Kommunikation per E-Mail schon viele Jahre. Doch dann erhielt ich eine E-Mail, die mir zeigte: nicht jedem ist klar, wie eine geschäftliche E-Mail aufgebaut sein muss.
Diese E-Mail beinhaltete ein Angebot zu einer Zusammenarbeit. Vom Thema her klang das Ganze sehr ansprechend - leider auch sehr unprofessionell, da die Form sehr wirr war, Absätze nicht gesetzt wurden, die Schriftgrößen innerhalb des Textkörpers unterschiedlich waren und ich auch keinen Hinweis auf die Firma fand, die mich anschrieb.
Neben diesen groben optischen Schnitzern fand ich auch noch diverse Fehler in Orthografie und Grammatik, die bei mir einen unseriösen Eindruck vermittelten. Also wirklich keine gute Visitenkarte, wenn man mit einem Unternehmen eine Geschäftsverbindung eingehen möchte.
Bei Bewerbungen, vor allem von jungen Menschen, habe ich mir angewöhnt, höflich aber bestimmt solche Bewerbungen abzulehnen, jedoch auf die Fehler freundlich hinzuweisen. Bei einer geschäftlichen E-Mail mache ich mir diese Arbeit natürlich nicht. Ich habe diese E-Mail ignoriert.
Die E-Mail war ein "Worst-Case-Szenario"
Neben diesen groben optischen Schnitzern fand ich auch noch diverse Fehler in Orthografie und Grammatik, die bei mir einen unseriösen Eindruck vermittelten. Also wirklich keine gute Visitenkarte, wenn man mit einem Unternehmen eine Geschäftsverbindung eingehen möchte.
Was ich gemacht habe
Bei Bewerbungen, vor allem von jungen Menschen, habe ich mir angewöhnt, höflich aber bestimmt solche Bewerbungen abzulehnen, jedoch auf die Fehler freundlich hinzuweisen. Bei einer geschäftlichen E-Mail mache ich mir diese Arbeit natürlich nicht. Ich habe diese E-Mail ignoriert.
Was ist wichtig, wenn man eine geschäftliche E-Mail schreibt?
Zunächst einmal die Basics:
- auch bei E-Mails gilt die gültige Norm DIN 5008, die man von Geschäftskorrespondenz kennt.
- eine E-Mail beginnt mit der korrekten Anrede und endet mit der Signatur, aus dem man Firmenadresse, -anschrift und weitere Kontaktmöglichkeiten, wie Telefon oder E-Mail-Adresse ersehen kann.
- Rechtschreibung und Grammatik sind vor dem Absenden zu prüfen.
- Es sind Absätze einzuhalten, um den Textkörper übersichtlich und lesbar zu machen.
Besonderheiten bei der Erstellung von geschäftlichen E-Mails:
- Anliegen kurz, knapp und präzise formulieren
- Nur das Wichtigste in die E-Mail schreiben, weitergehende Informationen als Anlage anhängen.
