Die virtuelle Sekretärin
Vor ein paar Tagen habe ich eine Anfrage von einem Unternehmen erhalten, das mich um Hilfe gebeten hat.
Es handelte sich um ein kleines Unternehmen aus dem Ausland, das Unterstützung für deutschsprachige Kunden suchte. Die Aufgaben waren jedoch so unerheblich, dass es sich nicht lohnte, eine Filiale in Deutschland zu eröffnen.
Doch trotzdem hat die Firma Hilfe benötigt. Es ging um Telefonanrufe deutschsprachiger Interessenten, um das Versenden von Grußkarten zu Weihnachten und die eine oder andere Information und ein wenig Schriftverkehr.
Viel zu wenig Arbeit, um eine Sekretärin in Vollzeit oder Teilzeit zu beschäftigen. Auch Aushilfen sind nicht zielführend, da die Arbeiten oft spontan entstehen - spontaner, als manch ein Leasing-Unternehmen reagieren kann.
Und genau da konnte ich helfen:
Was mich dabei an besonders dieser Aufgabe so reizt: Es ist die Zusammenarbeit mit einem ausländischen Unternehmen, dem ich so einen Weg gebe, mit Kunden in Deutschland Kontakt zu halten.
Und ich habe mich mal wieder daran erinnert, wie es war, als ich als Sekretärin anfing: im Empfang, an der Telefonzentrale - als erste Ansprechpartnerin für jeden Anrufer. Und ich erinnerte mich daran, dass das eines der Lieblingsaufgaben war, die ich damals wahrgenommen habe. Ich habe die Möglichkeit gehabt, Kunden, Mitarbeitern und Interessenten ein positives Gefühl zu vermitteln, sich Willkommen zu fühlen - auch und gerade mit der Sekretärin am Telefon.
In der letzten Zeit hat es sich etabliert, dass Firmen ihre Telefonzentralen auslagern in osteuropäische Call-Center mit deutschsprachigen Mitarbeitern. Diese jedoch haben Deutsch nicht als Muttersprache, kennen sich wenig aus mit den Erwartungen, die manch Anrufer hat, die interkulturellen Unterschiede sind oft sehr groß. Auch schriftliche Anfragen, Auskünfte oder einfach die Sicherheit, dass ein Anliegen definitiv weitergeleitet wird, sind nicht immer gegeben. Und zu oft ist dann die Leistung dieser Call-Center, die ja eigentlich Entlastung bieten soll, eher eine Belastung.
Zumindest für die Firma, die bei mir die Anfrage gestellt hat, kann ich sicherstellen, dass ihre Kunden eine zuverlässige Ansprechpartnerin in Deutschland haben. Genau so, wie man das von einer versierten Sekretärin erwarten kann, die ihren Beruf als Berufung versteht und mit Herz bei der Sache ist.
Es handelte sich um ein kleines Unternehmen aus dem Ausland, das Unterstützung für deutschsprachige Kunden suchte. Die Aufgaben waren jedoch so unerheblich, dass es sich nicht lohnte, eine Filiale in Deutschland zu eröffnen.
Doch trotzdem hat die Firma Hilfe benötigt. Es ging um Telefonanrufe deutschsprachiger Interessenten, um das Versenden von Grußkarten zu Weihnachten und die eine oder andere Information und ein wenig Schriftverkehr.
Viel zu wenig Arbeit, um eine Sekretärin in Vollzeit oder Teilzeit zu beschäftigen. Auch Aushilfen sind nicht zielführend, da die Arbeiten oft spontan entstehen - spontaner, als manch ein Leasing-Unternehmen reagieren kann.
Und genau da konnte ich helfen:
- Telefonanrufe annehmen und Informationen und Notizen weiterleiten
- Schriftverkehr mit Angeboten etc. im Namen des Unternehmens verfassen
- Die Weihnachtspost versenden
- Kontaktperson für das Unternehmen in Deutschland sein.
Was mich dabei an besonders dieser Aufgabe so reizt: Es ist die Zusammenarbeit mit einem ausländischen Unternehmen, dem ich so einen Weg gebe, mit Kunden in Deutschland Kontakt zu halten.
Und ich habe mich mal wieder daran erinnert, wie es war, als ich als Sekretärin anfing: im Empfang, an der Telefonzentrale - als erste Ansprechpartnerin für jeden Anrufer. Und ich erinnerte mich daran, dass das eines der Lieblingsaufgaben war, die ich damals wahrgenommen habe. Ich habe die Möglichkeit gehabt, Kunden, Mitarbeitern und Interessenten ein positives Gefühl zu vermitteln, sich Willkommen zu fühlen - auch und gerade mit der Sekretärin am Telefon.
In der letzten Zeit hat es sich etabliert, dass Firmen ihre Telefonzentralen auslagern in osteuropäische Call-Center mit deutschsprachigen Mitarbeitern. Diese jedoch haben Deutsch nicht als Muttersprache, kennen sich wenig aus mit den Erwartungen, die manch Anrufer hat, die interkulturellen Unterschiede sind oft sehr groß. Auch schriftliche Anfragen, Auskünfte oder einfach die Sicherheit, dass ein Anliegen definitiv weitergeleitet wird, sind nicht immer gegeben. Und zu oft ist dann die Leistung dieser Call-Center, die ja eigentlich Entlastung bieten soll, eher eine Belastung.
Zumindest für die Firma, die bei mir die Anfrage gestellt hat, kann ich sicherstellen, dass ihre Kunden eine zuverlässige Ansprechpartnerin in Deutschland haben. Genau so, wie man das von einer versierten Sekretärin erwarten kann, die ihren Beruf als Berufung versteht und mit Herz bei der Sache ist.
